Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo Kliwe LLC ("Kliwe") recoge, usa, guarda y protege los datos personales de quienes usan la plataforma Kliwe, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25) y las demás normas colombianas de protección de datos.

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Kliwe LLC.
Correo para ejercer tus derechos: privacidad@kliwe.com.
Sitio web: kliwe.com.

2. Qué datos tratamos

Datos que nos das al registrarte y al usar Kliwe:

Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, foto de perfil.
Datos de tus inmuebles: dirección, matrícula inmobiliaria, cédula catastral, avalúo, fotos, documentos, obligaciones, pagos y gastos.
Datos de terceros que tú registras: propietarios, copropietarios, inquilinos, codeudores, proveedores (nombre, documento de identidad, contacto). Al registrarlos declaras que tienes su autorización o una base legal para hacerlo.
Documentos que subes a Kliwe Drive (escrituras, contratos, recibos, facturas).

Datos que se generan al usar Kliwe: dirección IP, navegador, dispositivo, fechas de acceso, registro de actividad (quién creó, modificó, vio o descargó cada registro) y preferencias.

Datos de Google: si entras con Google, recibimos tu nombre, correo, foto y la confirmación de que tu correo está verificado. No accedemos a tu correo, contactos ni archivos de Google.

No pedimos datos sensibles. Si decides subir un documento que los contiene, los tratamos con las mismas medidas de seguridad y solo para la finalidad para la que lo subiste.

3. Para qué usamos tus datos

Crear y administrar tu cuenta, tus espacios de trabajo y los permisos de las personas que invitas.
Prestar el servicio: registrar inmuebles, obligaciones, pagos, contratos, mantenimientos, documentos y reportes.
Enviarte recordatorios de vencimientos y notificaciones del servicio por correo, WhatsApp o dentro de la aplicación, según tus preferencias.
Procesar documentos con inteligencia artificial para clasificarlos y extraer datos (fechas, valores, partes), solo si autorizas este tratamiento. Siempre confirmas antes de que algo se registre.
Cobrar la suscripción de la plataforma y emitir las facturas correspondientes.
Dar soporte, atender solicitudes y prevenir fraude o usos indebidos.
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
Enviarte información comercial y novedades de Kliwe, solo si lo autorizas. Puedes retirar esta autorización en cualquier momento.
Medir y mejorar el servicio con estadísticas agregadas que no te identifican.

4. Transferencia y transmisión de datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados), con contratos que les exigen confidencialidad y seguridad:

Infraestructura en la nube, base de datos y almacenamiento de archivos.
Envío de correos y mensajes.
Procesamiento de pagos de la suscripción (Stripe).
Procesamiento de documentos con inteligencia artificial (Anthropic), cuando lo autorizas.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, en países con niveles adecuados de protección o con garantías contractuales equivalentes. Al aceptar esta política autorizas estas transmisiones internacionales. No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

Las personas a las que das acceso a un espacio de trabajo (por ejemplo tu realtor o tu contador) ven los datos que ese acceso permite. Tú controlas esos permisos.

5. Tus derechos como titular

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que nos diste.
Saber cómo hemos usado tus datos.
Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratis a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber hecho tu reclamo ante nosotros.

Desde Configuración > Privacidad puedes ver tus autorizaciones, descargar todos tus datos y eliminar tu cuenta sin escribirnos.

6. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a privacidad@kliwe.com con tu nombre, el correo de tu cuenta, lo que pides y, si aplica, los documentos de soporte.

Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más con aviso.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más con aviso.

7. Conservación

Guardamos tus datos mientras tengas una cuenta activa y después durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y legales. Cuando eliminas tu cuenta anonimizamos tus datos de identificación; conservamos la prueba de tus autorizaciones y los registros de auditoría que la ley exige, sin que te identifiquen directamente.

8. Seguridad

Ciframos las comunicaciones y los datos sensibles en la base de datos, guardamos los archivos en almacenamiento privado con enlaces temporales, aislamos los datos de cada espacio de trabajo, registramos el acceso a la información y ofrecemos verificación en dos pasos. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente que afecte tus datos te avisaremos y lo reportaremos a la autoridad según la ley.

9. Menores de edad

Kliwe no está dirigido a menores de 18 años y no recogemos sus datos a sabiendas.

10. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión con su fecha y, si el cambio es sustancial, te pediremos de nuevo tu autorización. Cada autorización queda asociada a la versión que aceptaste.

Vigencia: desde el 18 de octubre de 2026.